Sistema para gestão de atas dos órgãos administrativos

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Gescon permite também agendamento de reuniões, justificativas, frequência, elaboração e pesquisa de atas homologadas de forma eficiente e integrada aos gestores
O Gescon – Sistema de Gestão de Conselhos Centrais, Conselhos de Campus e Congregações da Unifesp – foi criado em 2016, inicialmente com o objetivo de informatizar a gestão de atas da Unifesp. Desde então, outras funcionalidades foram incorporadas ao sistema:

  • Cadastro de membros dos conselhos gerenciável;
  • Membros lançam suas justificativas de ausências;
  • Consulta dos arquivos discutidos nas reuniões;
  • Gestão dos períodos de início e final de mandato;
  • Convocação automaticamente por e-mail;
  • Controle de frequência dos membros nas reuniões;
  • Emissão de declarações.

“Penso que devemos nos encorajar a enfrentar os novos desafios do século XXI. A Superintendência de Tecnologia da Informação (STI), alinhada com os objetivos estratégicos da universidade, vem apoiando a transformação digital dos processos administrativos e acadêmicos. O Gescon é uma importante ferramenta que pode subsidiar a gestão com dados, bem como garantir o registro e a guarda dessas informações”, enfatiza Lidiane Cristina Silva, superintendente de Tecnologia da Informação.

Até o momento, como balanço parcial, o sistema foi implantado em 84 órgãos com 123 usuários. Já foram homologadas 333 atas de 33 órgãos, de forma segura e inviolável, que ficam disponíveis para pesquisa a todos os interessados. Com objetivo de expandir seu uso para outros órgãos da universidade, ressalta-se que está à disposição dos usuários um treinamento para o uso da ferramenta, que poderá ser agendado com a STI.

Essas atas estão sendo armazenadas dentro do banco de dados Oracle com códigos de segurança que impedem fraudes e violações e ficam disponíveis para consulta por meio de formulário digital próprio de forma simples e eficaz. O filtro permite a seleção por órgão ou palavra-chave ou códigos de segurança que identificam todas as atas para garantir a integridade destas informações. Essa busca de atas será disponibilizada na página Transparência Unifesp, potencializando a chamada Transparência Ativa na Unifesp, para a redução de burocracia e uso de papel.

“Com esse sistema, há ainda uma valorização e reconhecimento ao indispensável trabalho dos usuários que digitam as atas, especialmente os secretários e secretárias. Além disso, vem se afirmando o uso da Tecnologia da Informação em prol do fortalecimento da transparência, de forma a evitar inconformidades com Compliance, que são mecanismos para auxiliar e monitorar o cumprimento das regras regimentares para realização válida da reunião com base no Estatuto e Regimento Geral da Unifesp”, relata o analista de TI Vanderlin Amorim Júnior, que desenvolveu o sistema juntamente com os técnicos de TI Kelton Bruno Klein de Farias e Silvio Pereira Flores da STI.


Acesse a portaria do Gescon no link: http://www.portaldrh.unifesp.br/images/portariasrh/portaria4708reitoria18-12-2018.pdf 

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